Definición
La nómina es el recibo que documenta el salario de un trabajador: qué se le paga, qué se le descuenta y qué queda.
Y contiene la confusión más extendida del mundo laboral: hay tres cifras distintas y casi nadie distingue las tres.
Las tres cifras
Bruto. Lo que se pacta. Es el número del que se habla en una entrevista.
Líquido o neto. Lo que llega al banco del trabajador: el bruto menos su parte de Seguridad Social y menos la retención de IRPF.
Coste empresa. El bruto más la aportación de la empresa a la Seguridad Social, más los demás costes asociados. Es lo que la empresa paga de verdad.
La distancia entre la primera y la tercera es lo que descoloca a quien no lo ha calculado nunca: en el régimen general, la aportación empresarial ronda el 30-33 % según contrato y actividad. Un bruto de 30.000 € cuesta bastante más de 39.000 €, y eso antes de sumar equipo, formación o puesto de trabajo.
Está la cuenta completa en la calculadora de coste de un empleado, incluyendo el coste por hora efectiva — que es el número que de verdad hace falta para presupuestar.
Cómo se lee
Devengos. Lo que se gana: salario base, complementos, antigüedad, horas extra, pluses, pagas extra prorrateadas o no.
Bases de cotización. El importe sobre el que se calculan las cotizaciones, con topes máximo y mínimo. No todos los conceptos cotizan igual, y algunos —determinadas indemnizaciones o gastos justificados— quedan fuera dentro de ciertos límites.
Deducciones. La aportación del trabajador a la Seguridad Social y la retención de IRPF.
Aportación empresarial. Aparece informada en la nómina y es la que no ve el trabajador cuando compara ofertas.
Ejemplo práctico
En una pyme, la nómina la calcula la asesoría y el gerente mira el total. Eso funciona hasta que hay que decidir algo, y entonces aparecen dos problemas.
El primero: presupuestar por bruto. Al calcular si sale a cuenta contratar, o al fijar el precio de un servicio por horas, usar el bruto subestima el coste en más de un tercio. Y usar 1.800 horas anuales lo subestima otra vez, porque nadie trabaja 1.800 horas efectivas: hay vacaciones, festivos, bajas y tiempo que no produce.
Lo que aprendí: la cifra útil para decidir no es el sueldo, es el coste por hora efectiva. Con esa cifra, presupuestar un proyecto deja de ser una estimación optimista.
El segundo: la subida de sueldo que cuesta el doble de lo que parece. Subir 100 € al mes de bruto no cuesta 1.200 € al año: cuesta cerca de 1.600 € contando la aportación empresarial. Y al trabajador no le llegan 100 € netos, le llegan bastante menos según su tramo de IRPF.
Ese desajuste —a la empresa le cuesta más de lo que cree y al trabajador le llega menos de lo que espera— explica muchas conversaciones salariales frustrantes por ambos lados. Ponerlo por escrito con las tres cifras delante convierte una negociación tensa en una conversación técnica.
Y un apunte sobre las pagas extra: prorratearlas o no cambia el flujo de caja, no el coste. Prorrateadas, el coste se reparte todos los meses; sin prorratear, hay dos meses con un desembolso doble. Para una empresa con tesorería ajustada, esa diferencia importa más que cualquier otra cosa de la nómina.
Errores comunes
- Presupuestar con el bruto en vez del coste empresa.
- Dividir el coste anual entre 1.800 horas para sacar el coste/hora.
- Prometer un neto en una negociación. El neto depende de la situación personal del trabajador, que puede cambiar.
- No entregar la nómina o no conservar el justificante de pago.
- Pagar conceptos fuera de nómina para «ahorrar cotización». Es una irregularidad con consecuencias serias.
- Ignorar el convenio colectivo, que fija mínimos que no se pueden empeorar.
- No prever el impacto de las pagas extra en la tesorería.
Cuándo revisarlo
Cada enero, para actualizar retenciones según las circunstancias personales, y siempre que cambien las tablas del convenio o las bases de cotización.
Y antes de cualquier decisión de contratación o de subida salarial: con las tres cifras delante, la decisión se toma sobre datos y no sobre el número que suena en la conversación.
Con la advertencia obligada: esto es divulgativo. Las nóminas, cotizaciones y su encaje en convenio los lleva tu asesoría laboral.
