Definición
El cierre contable es el proceso de ordenar, revisar y ajustar la contabilidad al final del ejercicio para determinar el resultado real y formular las cuentas anuales.
No es un trámite administrativo: es el momento en que se decide qué imagen dan tus cuentas, y hay decisiones con consecuencias fiscales y de gestión que solo se pueden tomar antes del 31 de diciembre.
Qué se revisa
Existencias. Recuento físico y valoración. Es la partida que más discrepancias genera entre lo que dice el sistema y lo que hay en la estantería. Y hay que valorar lo obsoleto de verdad, no a precio de compra. Ver rotación.
Clientes. Revisar los saldos vencidos y provisionar lo dudoso.
Amortizaciones. Dotarlas y comprobar que no superan los coeficientes fiscales.
Periodificaciones. Un seguro anual pagado en octubre pertenece en parte al ejercicio siguiente. Lo mismo con alquileres anticipados o ingresos cobrados por adelantado.
Facturas pendientes de recibir. Gastos del ejercicio cuya factura llega en enero. Contablemente pertenecen a este año.
Conciliación bancaria. Que el saldo contable y el del banco cuadren.
Inmovilizado. Dar de baja lo que ya no existe. Una máquina desguazada que sigue en libros infla el activo.
Qué se puede decidir antes de fin de año
Aquí está el valor de anticipar el cierre en noviembre en lugar de descubrirlo en marzo:
- Adelantar o retrasar una inversión, según convenga al resultado.
- Dotar provisiones que estén justificadas.
- Decidir la retribución del socio administrador: nómina, dividendo o combinación.
- Aplicar deducciones disponibles antes de que caduquen.
- Compensar bases imponibles negativas de ejercicios anteriores.
- Revisar si conviene facturar en diciembre o en enero, dentro de lo que permita la realidad de la operación.
Ese último punto con una advertencia: la fecha de factura debe corresponder a la operación real. Retrasar una factura de algo entregado en diciembre no es planificación, es otra cosa.
Los plazos después del cierre
Para una sociedad que cierra el 31 de diciembre:
- Formulación de las cuentas anuales: dentro de los tres meses siguientes.
- Aprobación por la junta general: dentro de los seis meses siguientes.
- Impuesto de sociedades: hasta el 25 de julio.
- Depósito en el Registro Mercantil: dentro del mes siguiente a la aprobación.
El incumplimiento del depósito tiene sanciones y puede provocar el cierre de la hoja registral, lo que bloquea inscripciones posteriores. Es una de las obligaciones que más se descuida en pymes pequeñas y de las que peores consecuencias trae.
Ejemplo práctico
En una empresa con almacén, el cierre tiene un protagonista claro: el inventario físico.
Contar el almacén es tedioso y es el único momento del año en que se comprueba si lo que dice el sistema existe de verdad. Las diferencias aparecen siempre, y su origen es informativo: material servido y no descontado, roturas no registradas, devoluciones mal anotadas, errores de ubicación.
Lo que aprendí: esas diferencias no son un problema del recuento, son un diagnóstico del proceso durante todo el año. Si aparecen desviaciones grandes, el problema no está en diciembre: está en cómo se registran los movimientos en abril.
Por eso el mejor cierre es el que casi no da trabajo, y eso se consigue llevando la contabilidad al día durante el año. Un cierre traumático en marzo suele significar once meses de desorden.
El segundo aprendizaje: la valoración del stock obsoleto es la decisión más incómoda del cierre. Reconocer que hay material que no vale lo que costó reduce el resultado y el patrimonio neto. Y no hacerlo es peor: el balance dice que tienes un dinero que no tienes, y tarde o temprano hay que reconocerlo todo de golpe.
Errores comunes
- Dejarlo todo para después de cerrar el año. Las decisiones que importan se toman antes.
- No hacer inventario físico.
- No provisionar.
- Olvidar el depósito de cuentas.
- No periodificar. Gastos e ingresos imputados al año equivocado.
- Confundir cierre contable con cierre fiscal. El resultado contable es el punto de partida; la base imponible sale después de los ajustes.
- No revisar las cuentas antes de firmarlas. El administrador responde de ellas.
Cuándo empezarlo
En noviembre, con un cierre provisional. Eso da tiempo para ver cómo va el resultado y decidir con margen, en lugar de enterarte en marzo de un impuesto que no esperabas.
Y con la advertencia habitual: esto es divulgativo. La formulación de cuentas y la planificación fiscal las hace tu asesor, y el administrador es quien responde de ellas.
