Definición
El inventario es el conjunto de mercancías, materiales y productos que una empresa tiene almacenados esperando a venderse o a usarse en producción.
La forma más útil de entenderlo: el inventario es dinero en forma de cosas. Cada palé del almacén es capital que ya pagaste y que todavía no ha vuelto en forma de cobro. Por eso es la partida que más caja inmoviliza en la mayoría de negocios que manejan producto.
Tipos
- Materias primas: lo que entra para transformarse.
- Producto en curso: lo que está a medio fabricar.
- Producto terminado: listo para vender.
- Mercadería: en distribución, lo que se compra y se vende sin transformar.
- Repuestos y consumibles: no se venden, sostienen la operación.
Cómo se valora
El valor del almacén no es obvio cuando has comprado el mismo artículo a precios distintos. Los dos métodos admitidos por el Plan General de Contabilidad son:
FIFO (primero en entrar, primero en salir): se supone que sale lo más antiguo. En épocas de subida de precios deja en el balance el stock más caro.
Precio medio ponderado: se recalcula un coste medio con cada entrada. Es el más usado y el que menos distorsiona.
LIFO no está permitido en España. Y hay una regla que manda sobre todas: el inventario se valora al menor entre el coste y el valor neto realizable. Si algo vale menos de lo que costó, hay que reconocer la pérdida vía provisión.
Cuánto stock es el correcto
No hay una respuesta única, y la tensión es siempre la misma: demasiado stock inmoviliza caja y genera obsolescencia; demasiado poco genera roturas y ventas perdidas.
La herramienta que más ordena esta decisión es el análisis ABC, basado en el principio de Pareto:
- Clase A: ~20 % de las referencias, ~80 % del valor. Control estricto, revisión frecuente.
- Clase B: gestión intermedia.
- Clase C: muchas referencias, poco valor. Control ligero, pedidos grandes y espaciados.
El error clásico es tratar todas las referencias igual. Dedicar el mismo esfuerzo de gestión a un artículo que mueve 50.000 € al año que a uno que mueve 200 € es desperdiciar atención donde no cambia nada.
Ejemplo práctico
En distribución industrial, el inventario es el activo más grande y el problema más constante.
La razón es el catálogo: miles de referencias, muchas de ellas de rotación muy baja pero que hay que tener porque un cliente puede pedirlas. Y ahí aparece la tensión real del sector: el cliente valora que tengas de todo, y tener de todo cuesta dinero.
Hay dos aprendizajes que salen de convivir con eso.
El primero: el stock obsoleto no avisa. No hay un momento en el que una referencia se declare muerta. Simplemente deja de moverse, y sigue ahí, ocupando espacio y figurando en el balance a precio de compra. Sin un informe periódico de referencias sin movimiento en 12 o 24 meses, el problema crece en silencio durante años.
El segundo, más importante: la decisión de cuánto stock tener no es una decisión de almacén, es una decisión comercial. Tener una referencia rara disponible cuando un cliente la necesita puede valer mucho más que el coste de tenerla parada — si ese cliente es importante y si eso decide dónde compra el resto. Y puede no valer nada si es un pedido que no se va a repetir.
Por eso la pregunta correcta no es "¿cuánto stock tenemos?" sino "¿qué nos está comprando este stock?". Referencias A: disponibilidad, sin discusión. Referencias C sin cliente detrás: pedido bajo demanda, aunque el plazo sea peor.
Lo que aprendí: el inventario mejora cuando dejas de gestionarlo como una lista y empiezas a gestionarlo por clases. El esfuerzo de análisis va a las referencias que mueven el dinero; el resto se automatiza con reglas simples.
Errores comunes
- Tratar todas las referencias igual.
- No hacer recuentos. Ver cierre contable.
- No provisionar obsoletos. El balance dice que tienes un dinero que no tienes.
- Comprar por precio, no por necesidad. Un descuento por volumen que se traduce en tres años de stock no es un ahorro.
- Confundir stock con disponibilidad. Material reservado, en tránsito o defectuoso no está disponible.
- No medir la rotación por familia.
- Mirar solo el valor total. Un almacén de 500.000 € puede ser sano o estar lleno de muertos.
Cuándo revisarlo
Rotación y referencias sin movimiento, mensualmente. Análisis ABC, anualmente. Recuento físico, al menos una vez al año, y mejor con recuentos cíclicos durante el ejercicio.
La pregunta que mejor ordena la revisión: de todo lo que hay en el almacén, ¿qué se ha movido en los últimos doce meses? La respuesta suele ser incómoda y siempre es útil.
