Definición
La morosidad es el retraso o el impago de facturas ya vencidas. En España es un problema estructural del tejido empresarial, y afecta especialmente a las pymes que venden a empresas más grandes.
Lo que conviene tener claro es que la ley da más herramientas de las que la mayoría usa. Muchos proveedores pequeños asumen los retrasos como inevitables sin saber que tienen derechos concretos y automáticos.
Lo que dice la Ley 3/2004
Plazo máximo entre empresas: 60 días naturales desde la entrega. Y este es el punto que más sorprende: ese máximo no se puede ampliar por acuerdo entre las partes. Un pacto de 90 o 120 días es nulo aunque esté firmado.
Si no hay pacto expreso, el plazo por defecto son 30 días.
Intereses de demora automáticos. No hace falta reclamarlos previamente ni pactarlos: se devengan desde el día siguiente al vencimiento. El tipo legal es el del Banco Central Europeo más ocho puntos, y se publica semestralmente.
Compensación por costes de cobro: una cantidad fija —40 € por factura— más los gastos justificados de reclamación, también sin necesidad de pacto.
Que se ejerza poco no significa que no exista. Y mencionarlo en una reclamación cambia el tono de la conversación.
Cómo escalar una reclamación
El orden importa, y la clave es empezar pronto:
Antes del vencimiento. Un recordatorio amable unos días antes evita el olvido, que es la causa más frecuente.
Días 1-15. Aviso cordial. La mayoría se resuelve aquí: suele ser un despiste administrativo.
Días 15-60. Tono más firme. Contacto telefónico además del correo. Es el momento de preguntar si hay algún problema con la factura — a veces el impago esconde una incidencia que nadie comunicó.
Días 60-90. Comunicación formal, por escrito y con acuse de recibo, mencionando intereses y costes. Y bloqueo del suministro: seguir sirviendo a quien no paga es cómo un impago pequeño se convierte en uno grande.
Más de 90 días. Burofax, reclamación formal y valoración de la vía judicial. El procedimiento monitorio es relativamente rápido y no necesita abogado para importes moderados.
Recuperar el IVA
Esto lo desconoce mucha gente y es dinero real: el IVA de una factura impagada se puede recuperar, modificando la base imponible.
Las condiciones básicas: que haya pasado el plazo legal desde el devengo, que la factura esté registrada, que se haya reclamado formalmente al deudor —judicialmente o por requerimiento notarial— y que se emita una factura rectificativa dentro del plazo previsto.
Los plazos y requisitos concretos tienen su detalle y cambian con las reformas, así que conviene consultarlo con el asesor en cada caso. Lo importante es saber que la opción existe: dar por perdido el IVA de un impagado es regalar dinero.
Ejemplo práctico
En distribución industrial, la morosidad no suele ser dramática: es acumulación de retrasos pequeños.
Lo que aprendí gestionándolo: el problema casi nunca es un cliente que no quiere pagar. Es que nadie está mirando la lista de vencidos. Facturas que se pasan de fecha sin que nadie se entere hasta que alguien hace un repaso trimestral.
Por eso la medida que más recuperó no fue endurecer condiciones: fue tener el vencido a la vista, ordenado por días de retraso, y escalar el tono automáticamente según el tramo. Reclamar el día siguiente al vencimiento con un recordatorio amable recupera muchísimo más que una llamada seria a los tres meses.
La segunda lección es sobre la relación. Reclamar pronto y con tono correcto no daña la relación comercial: la protege. Un cliente al que dejas acumular tres meses de deuda acaba en una conversación incómoda y en un bloqueo de suministro, que es mucho peor para los dos que un recordatorio a tiempo.
Y la tercera, la más difícil: hay clientes que no compensan. Uno que paga a 120 días con un margen del 8 % puede estar dando pérdidas después del coste financiero, y esa cuenta hay que hacerla antes de renovar condiciones, no cuando ya hay un agujero.
Cómo prevenirla
- Informe de solvencia antes de dar crédito a un cliente nuevo. Cuesta poco.
- Límite de crédito por cliente, y respetarlo.
- Anticipo o pago a la entrega en las primeras operaciones.
- Facturar rápido y bien. Una factura con un error es una excusa perfecta para retrasar el pago.
- Domiciliar el cobro en lugar de esperar transferencias.
- Provisionar lo dudoso, para que el balance diga la verdad.
- Seguro de crédito si el volumen y el riesgo lo justifican.
Errores comunes
- No reclamar por miedo a perder al cliente. Un cliente que no paga ya no es un cliente.
- Reclamar tarde. La probabilidad de cobro cae rápido con los días.
- Seguir sirviendo a quien acumula vencidos.
- No documentar. Sin albarán firmado ni pedido por escrito, la reclamación se complica.
- Dar por perdido el IVA.
- No provisionar. El balance enseña un activo que no existe.
- No mirar la lista de vencidos con regularidad.
Cuándo actuar
Desde el día siguiente al vencimiento, siempre. Y con revisión al menos semanal de la lista de vencidos.
La regla que resume todo: cuanto antes reclames, más cobras y mejor se conserva la relación. Esperar no mejora nada.
