Definición
Una retención es dinero que descuentas de un pago que haces y que ingresas en Hacienda por cuenta de quien cobra.
La idea que hay que interiorizar: ese dinero no es tuyo en ningún momento. Pasa por tu cuenta, pero es un anticipo del impuesto de otra persona que tú estás obligado a recaudar y entregar. Igual que el IVA repercutido, aparece en tu banco y no forma parte de tu tesorería disponible.
En qué pagos hay que retener
Los casos habituales en una empresa:
Nóminas. Retención de IRPF a los trabajadores, con un porcentaje calculado según su situación personal, familiar y su retribución anual prevista.
Facturas de profesionales. Un abogado, un asesor, un diseñador autónomo: sus facturas llevan una retención que tú descuentas del pago y entregas.
Alquiler de local. El arrendador cobra menos y tú ingresas la diferencia.
Dividendos y otros rendimientos del capital.
Administradores, con su propio porcentaje.
Los tipos concretos los fija la normativa y cambian con cierta frecuencia, así que el porcentaje aplicable a cada caso lo confirma tu asesoría.
Cómo se declara
Se ingresan periódicamente —trimestral o mensualmente según el tamaño de la empresa— mediante declaraciones específicas: una para rendimientos del trabajo y de profesionales, otra para alquileres, otra para capital mobiliario.
Y cada una tiene su resumen anual, que es una declaración informativa donde se detalla, perceptor a perceptor, cuánto se le pagó y cuánto se le retuvo.
Ese resumen es el que permite a Hacienda cruzar datos: lo que tú declaras haber pagado a un profesional aparece en la declaración de ese profesional. Los descuadres se detectan solos.
Ejemplo práctico
En una pyme, las retenciones generan dos problemas recurrentes y ninguno es de cálculo.
El primero, y el grave: confundir el dinero retenido con dinero propio. Durante el trimestre vas descontando retenciones de nóminas y facturas. Ese dinero se queda en tu cuenta hasta que toca ingresarlo. Si la tesorería aprieta, la tentación de usarlo es enorme porque está ahí y parece disponible.
Lo que aprendí: no ingresar las retenciones es uno de los incumplimientos que peor se tratan, precisamente porque es dinero de terceros. Y en situaciones de insolvencia, las deudas por retenciones tienen una consideración distinta a la de una deuda comercial cualquiera, con posible alcance sobre el administrador.
La práctica que lo resuelve es tonta y funciona: tratar las retenciones como el IVA — apartarlas mentalmente del saldo disponible. Si tu previsión de tesorería no descuenta lo que hay que ingresar el día 20, tu previsión está inflada.
El segundo problema: las facturas de profesionales sin retención. Un autónomo emite una factura sin retener y tú la pagas íntegra. Si esa factura debía llevar retención, el obligado a ingresarla eras tú, no él. La responsabilidad de retener es de quien paga.
Es de los errores más frecuentes en empresas pequeñas, y se detecta cuando ya han pasado varios trimestres. Por eso conviene que el circuito de aprobación de facturas incluya la comprobación de si lleva retención o debería llevarla.
Errores comunes
- Usar el dinero retenido como si fuera tesorería propia.
- No retener en facturas de profesionales que deberían llevarla.
- Aplicar un tipo desactualizado. Cambian.
- No presentar el resumen anual, o presentarlo con datos que no cuadran con los trimestrales.
- Olvidar la retención del alquiler del local.
- No entregar el certificado de retenciones a quien lo necesita para su declaración.
- Presentar fuera de plazo. Los recargos por presentar tarde son automáticos.
Cuándo revisarlo
Cada trimestre al presentar, y al inicio de cada año para actualizar los tipos de las nóminas según las circunstancias personales de cada trabajador.
Y siempre al dar de alta un proveedor nuevo que sea profesional: la pregunta «¿esta factura lleva retención?» debería formar parte del alta, no descubrirse en el cierre.
Con la advertencia que en materia fiscal siempre corresponde: esto es divulgativo, no asesoramiento fiscal. Los tipos, los modelos y los plazos aplicables a tu caso los determina tu asesoría.
