Definición
Las declaraciones informativas son declaraciones tributarias que no llevan ingreso: no pagas nada al presentarlas. Su función es informar a Hacienda de operaciones realizadas con terceros.
Y ahí está toda su gracia: son la materia prima del cruce de datos. Lo que tú declaras haber facturado a un cliente aparece también en lo que ese cliente declara haberte comprado. Si los dos números no coinciden, el sistema lo detecta sin que nadie mire.
Las que afectan a una pyme
Operaciones con terceros (modelo 347). La más conocida: relación de clientes y proveedores con los que se ha superado un importe anual determinado. Se presenta en febrero, referida al año anterior.
Resúmenes anuales de retenciones. Uno por cada tipo de retención practicada: trabajo y profesionales, alquileres, capital mobiliario. Detallan perceptor a perceptor.
Resumen anual de IVA, cuando corresponde según el régimen.
Operaciones intracomunitarias, si compras o vendes a otros países de la UE.
Suministro Inmediato de Información, para empresas obligadas a llevar los libros de IVA en la sede electrónica casi en tiempo real.
Cuál aplica a cada empresa depende de su tamaño, su régimen y su actividad. Lo confirma tu asesoría.
Por qué importan más de lo que parece
Porque una declaración que no paga nada se percibe como trámite menor, y es exactamente lo contrario: es lo que hace que tus cuentas sean comprobables desde fuera.
Cuando declaras que le facturaste 80.000 € a un cliente y ese cliente declara que te compró 65.000 €, hay una diferencia de 15.000 € que alguien va a tener que explicar. No hace falta una inspección para detectarlo: lo detecta un cruce automático.
Las diferencias casi nunca son fraude. Suelen ser:
- Criterio de fecha distinto. Tú imputas la factura de diciembre a diciembre y el cliente la registra en enero, cuando la recibió.
- Abonos contabilizados por uno y no por el otro.
- Diferencias de si se declara con IVA o sin él.
- Un error de tecleo en un NIF.
Ejemplo práctico
En distribución, con cientos de clientes y proveedores, el modelo 347 es un ejercicio de cuadre a escala.
Lo que aprendí: la mejor forma de no pasar febrero investigando descuadres es cuadrar antes de que lo cuadre Hacienda. Con los clientes y proveedores más grandes, una llamada en enero preguntando qué cifra van a declarar resuelve en cinco minutos lo que después cuesta días.
Muchas empresas grandes lo hacen de oficio y mandan su cifra para contrastar. Que a ti te llegue esa comunicación y la ignores es desaprovechar la parte fácil.
El segundo aprendizaje, más de fondo: el sistema fiscal español está construido sobre esta idea de contraste cruzado. Tus datos no se creen porque los declares: se creen porque coinciden con los de otros. Ver Verifactu, que va en la misma dirección — hacer que la facturación sea verificable desde fuera.
Eso tiene una consecuencia práctica para cualquiera que construya su propio software de gestión: los criterios de fecha y de abonos hay que definirlos y respetarlos, porque acaban comparándose con los de otro. Un sistema que imputa una factura por fecha de albarán y otro por fecha de factura generarán descuadres perpetuos que nadie entenderá.
Y una advertencia sobre los NIF: un dígito mal en un NIF hace que la operación no case con nadie y aparezca como declarada contra un tercero inexistente. Validar el NIF al dar de alta un cliente es de las validaciones más rentables que se pueden meter en un sistema.
Errores comunes
- Tratarlas como trámite menor porque no llevan ingreso.
- No cuadrar con los grandes antes de presentar.
- Criterios de fecha inconsistentes entre tu sistema y tu contabilidad.
- NIF mal introducidos.
- Olvidar los abonos o declararlos con signo equivocado.
- Presentar fuera de plazo. Las sanciones por informativas se calculan por dato omitido o incorrecto, así que en una declaración con cientos de registros pueden acumularse.
- No conservar el justificante de presentación.
Cuándo revisarlo
En enero, antes de presentar las de febrero, cuadrando con los principales clientes y proveedores. Y de forma continua durante el año: unos criterios de registro consistentes hacen que el cuadre anual sea automático en vez de una investigación.
Con la advertencia habitual: esto es divulgativo. Qué modelos te aplican, con qué umbrales y en qué plazos lo determina tu asesoría fiscal.
