Definición
Verifactu es el sistema previsto en el Reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023, que desarrolla la llamada ley antifraude. Su objetivo es impedir la manipulación de facturas, y para ello impone requisitos al software que se usa para emitirlas.
El cambio de enfoque es lo interesante: no regula solo qué debe contener una factura, sino cómo tiene que comportarse el programa que la genera.
Qué exige
Los requisitos que debe cumplir un sistema de facturación:
Registro de facturación por cada factura, generado en el mismo momento de la emisión.
Encadenamiento mediante huella digital. Cada registro incorpora la huella del anterior, formando una cadena. Modificar una factura antigua rompe la cadena y queda evidenciado. Es el mismo principio que hace inalterable un libro contable.
Inalterabilidad. No se puede borrar ni modificar un registro. Las correcciones se hacen con facturas rectificativas, que también quedan registradas.
Registro de eventos. El sistema anota lo que ocurre: arranques, incidencias, exportaciones, intentos de alteración.
Código QR en la factura, que permite al receptor verificarla.
Trazabilidad y conservación de los registros.
Y dos modalidades: remisión voluntaria a la AEAT en tiempo real —la modalidad "Verifactu" propiamente dicha—, o conservación local con requisitos más estrictos de firma y custodia.
A quién afecta
En términos generales, a quienes deben emitir factura y usan medios informáticos para ello: sociedades y autónomos, con excepciones —entre ellas, quienes ya están en el sistema de suministro inmediato de información del IVA.
Los plazos de entrada en vigor se han ido modificando desde la aprobación del reglamento, con calendarios distintos para sociedades y para autónomos. Es una de esas normativas donde hay que comprobar la fecha vigente en el momento, no fiarse de un artículo antiguo.
Lo que implica desarrollar software propio
Aquí está el punto que más gente pasa por alto y que tiene consecuencias serias.
El reglamento impone obligaciones a quien produce o comercializa el software, no solo a quien lo usa. El fabricante debe emitir una declaración responsable de que su sistema cumple los requisitos, y hay régimen sancionador específico para software que no los cumpla.
Consecuencia práctica: si desarrollas tu propio programa de facturación, te conviertes en el fabricante con todo lo que eso implica. No es solo escribir código que encadene hashes: es asumir la responsabilidad legal de que ese sistema cumple, mantenerlo actualizado ante cambios normativos y firmar esa declaración.
Mi recomendación cuando surge el tema, y la doy sin rodeos: para una empresa pequeña, no construyas tu propio sistema de facturación. Usa uno homologado y dedica tu esfuerzo de desarrollo a lo que sí te diferencia — el CRM, la operativa, el almacén, el portal de clientes.
Es perfectamente razonable tener un sistema propio que gestione presupuestos, pedidos, albaranes y toda la operación, y que la emisión de la factura la haga un programa de facturación homologado, con integración entre ambos. Esa es la arquitectura sensata: lo diferencial en casa, lo regulado en manos de quien se dedica a mantenerlo al día.
La AEAT ofrece además una aplicación gratuita de facturación para volúmenes pequeños, que es un punto de partida perfectamente válido.
Errores comunes
- Suponer que solo afecta al usuario. El fabricante del software tiene obligaciones propias.
- Desarrollar un sistema propio sin valorar la responsabilidad que se asume.
- Confiar en una hoja de cálculo. Un Excel no cumple los requisitos de inalterabilidad y encadenamiento.
- Dar por buenas las fechas de un artículo antiguo. El calendario se ha modificado varias veces.
- Confundirlo con el suministro inmediato de información del IVA. Son sistemas distintos, con ámbitos distintos.
- Dejarlo para el final. Cambiar de software de facturación no es inmediato: hay migración de datos y adaptación de procesos.
Cuándo actuar
En cuanto se acerque la fecha que te aplique. Y con dos decisiones que tomar:
Qué software vas a usar y si cumple. Si tu proveedor no te ha dicho nada sobre esto, pregúntale.
Si desarrollas software propio, si de verdad quieres asumir el papel de fabricante. En la mayoría de los casos, la respuesta sensata es no.
Y la advertencia habitual: esto es divulgativo y la normativa está viva. Para decidir, tu asesor fiscal.
